TOKIUMがボルテックスにAIヘルプデスク導入、300以上の規程を一元管理

株式会社TOKIUMは、株式会社ボルテックスへの「TOKIUM AIヘルプデスク」導入を発表しました。300を超える社内規程をAIエージェントに集約し、チャットだけで問い合わせ対応を自動化することを目的とした導入です。規程への問い合わせがバックオフィスに集中していた課題解決を目指す取り組みでした。

株式会社ボルテックスは、都心のオフィスビルをフロアごとに販売する「区分所有オフィス」を核とした資産形成コンサルティングを手がける不動産企業です。不動産の売買や賃貸、管理に加え、マンション管理や損害保険代理業など事業が多岐にわたります。その結果、就業規則や稟議規程、各種業務マニュアルなど社内規程の数は300以上に達しました。

規程に関する問い合わせはバックオフィスの担当者が都度対応しており、同じような内容の問い合わせが相次ぐことが業務負荷の一因となっていました。社員側も必要な規程の確認に時間がかかる状況が続いていたため、AIを活用した社内規程の一元管理と問い合わせ対応の自動化が求められていました。

最大の決め手は、社内規程やマニュアルを登録するだけで、社員からの問い合わせにAIが根拠条文付きで回答できる点です。日常的な言葉でAIにチャットするだけで回答が得られるため、担当者への問い合わせが不要になります。問い合わせ対応の工数を大幅に削減できる点が評価されました。

株式会社ボルテックス 財務経理本部 会計課の工藤 美紀氏は、導入後の運用について次のように述べています。「AIがうまく回答できなかった質問については、その都度規程を更新するとともに、質問した社員にもチャットで『次回以降はAIヘルプデスクで確認できます』と直接お伝えしています。こうしたきめ細かなアフターフォローが継続的な利用につながっていると感じています。」工藤 美紀氏は今後、新入社員向けのQ&Aや業務マニュアルなども順次登録し、社内のナレッジ共有基盤として活用の幅を広げる方針を示しました。

TOKIUMはあらゆる経理作業から人々を解放することを目的に、経理AXプロジェクト「Move AX」を立ち上げました。AIによって経理業務に残るアナログ作業を自動化し、誰もが本来注力すべき業務に向き合える環境の実現を目指します。経理AIエージェント「TOKIUM」はAIとプロスタッフ、クラウドシステムが連携し、出張手配や承認、明細入力、照合といった定型作業を自律的に完了させるサービスです。

300以上の社内規程をAIエージェントに集約するという数字は、規程管理の煩雑さをそのまま表しています。社内ナレッジ管理の領域では、ガイドラインや承認フローの確認を担当者が個別対応し続ける構造が業種を問わず課題として語られてきました。同種のAIヘルプデスクサービスでも、問い合わせ対応の自動化よりも「回答精度の維持と利用定着をどう設計するか」が導入後の焦点になる傾向があります。

「AIがうまく回答できなかった質問をもとに規程を更新し、社員にフォローする」という運用の工夫は、ツールの精度向上と利用定着を同時に進める設計です。業界全体としては、AIツールの導入初期に人が継続的に回答品質を磨く運用モデルが定着しつつあり、この事例はその流れを体現した取り組みと言えます。

経理領域での社内ナレッジ共有基盤という位置づけも注目点の一つです。規程管理にとどまらず、業務マニュアルや新入社員向けQ&Aへの拡張が進めば、組織全体の情報アクセス効率に影響する領域として、今後の動向が注目されます。

References

1. ^ PR TIMES. 「ボルテックス、TOKIUM AIヘルプデスクを導入 | 株式会社TOKIUMのプレスリリース」. https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000468.000009888.html, (参照 26-05-20).

※上記コンテンツの内容やソースコードはAIで確認・デバッグしておりますが、間違いやエラー、脆弱性などがある場合は、コメントよりご報告いただけますと幸いです。

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