【オフィスワーカーのPDF・生成AI活用調査】生成AIの利用経験は73.0%も、文書・ファイル作業の自動化への活用は23.3%にとどまる

PDF利用者の80.6%は「閲覧・確認のみ」、文書作業の効率化に余地。PDF編集ソフト「PDFelement V13」は近日提供予定。

PDF編集ソフト『PDFelement（PDFエレメント）』を提供する株式会社ワンダーシェアーソフトウェア（東京都港区、代表：呉太兵）は、日本国内の在職者を対象に、仕事でのPC利用、文書作成、PDF作業、生成AI・自動化ツールの活用実態に関する調査を実施しました。第1段階の調査では2,000名、第2段階の詳細調査では355名から回答を得ています。

調査からは、生成AIの利用経験があるオフィスワーカーは73.0%に達する一方、生成AIを「文書・ファイル作業の自動化」に使っている人は23.3%にとどまり、AI活用と日常の文書・PDF作業の間にはまだ大きなギャップがあることが分かりました。

また、PDF利用者の80.6%が「閲覧・確認のみ」と回答するなど、PDFは業務上広く使われているものの、編集やOCR、電子署名などの活用は一部にとどまっています。

ワンダーシェアーは、PDF編集ソフト『PDFelement』の新バージョン『PDFelement V13』を、近日提供開始予定です。

V13では、複数のPDFやWebページなどの資料をひとつにまとめ、AIに質問や要約を依頼できる新機能や、契約書の注意すべき条項をAIが一覧で示す機能などを追加し、日常のPDF作業をよりわかりやすく、効率的に進められるようにしています（AI機能は英語資料を中心に順次強化中です）。

今回の調査結果を踏まえ、PDFを「読むだけ」ではなく、編集・変換・整理しながら日常業務に活用するための選択肢として、PDFelementの利便性を引き続き発信してまいります。

■調査背景

業務のデジタル化が進むなか、PDFは契約書、請求書、申請書、提案資料、社内文書など、幅広い場面で利用されています。一方で、PDFは「確認するためのファイル」として扱われることも多く、編集、変換、整理、OCR、電子署名などの機能が十分に活用されていないケースもあります。

また、生成AIは文章作成や情報収集、要約などで利用が広がる一方、PDFや文書ファイルの処理にどの程度結びついているかは、まだ明らかになっていません。

そこでワンダーシェアーは、日本国内の在職者を対象に、PC利用・文書作成・PDF作業の実態、および生成AI・自動化ツールへの意識を調査しました。

■調査結果

1. 生成AIは広く使われているが、文書・ファイル作業への活用はこれから

本調査（第2段階「ビジネスにおける文書作成の実態とAI活用・自動化ニーズに関する調査」、PDFを閲覧するだけでなく編集も行うユーザー355名を対象）で生成AIの利用状況を尋ねたところ、「日常的に使用している」が26.5%、「たまに使用している」が37.5%、「使ったことはあるが現在は使っていない」が9.0%となり、利用経験者は合計73.0%でした。

生成AIの具体的な用途では、「文章作成」が73.1%、「翻訳／調べもの・情報収集」が68.3%、「要約・校正」が63.0%と上位を占めました。一方で、「文書・ファイル作業の自動化」は23.3%にとどまり、6番目の用途となりました。

AIにどの程度まで対応してほしいかを尋ねたところ、「簡単な指示だけで複数の作業を自動的に完了し、成果物として受け取りたい」が38.0%で最多となりました。「指定したひとつの具体的な作業を実行してほしい」は36.6%、「質問への回答や要約にとどまる」は25.4%でした。

生成AIはすでに多くのオフィスワーカーにとって身近なツールになりつつありますが、PDFの変換、整理、内容確認、情報抽出といった文書作業との接点は、まだ十分に定着していないと考えられます。

AIに求められているのは「簡単な指示だけで複数の作業を自動的に完了すること」（38.0%）。単機能の生成AIではなく、PDFの変換・整理・内容確認が業務フローの中でつながって動くことこそが鍵です。

2. 定型的なPDF作業に負担が集中：結合・分割・変換・OCR

第2段階の詳細調査では、PDF編集を行うユーザー355名に対し、文書・ファイル作業の内容や課題を尋ねました。

平時の業務で関わる文書・ファイル作業は、「制作・編集」が89.3%、「形式変換」が75.2%、「内容確認・活用」と「ファイル整理・加工」がそれぞれ62.3%でした。PDFを含む文書作業は、単なる閲覧にとどまらず、変換、整理、確認、加工を伴う業務として広く発生していることが分かります。

また、「繰り返しが多い、定型的」と感じるPDF関連作業では、「PDFの結合・分割・ページ整理」が50.4%で最も多く、「PDFをWord／Excel／画像に変換」が40.3%で続きました。さらに、「スキャンPDFのOCR処理」は27.6%、「PDFへの文字入力・注釈追加」は25.1%でした。

日々のPDF作業では、複数ファイルの整理、形式変換、スキャン文書のテキスト化など、手順が決まっている一方で手間のかかる作業が多く発生していると考えられます。

文書・ファイル作業に関する不満や課題を尋ねたところ、「時間がかかる」が42.3%で最多となりました。次いで、「繰り返しが多い」が33.5%、「手作業のためミスが起きやすい」が28.2%、「複数のツールを行き来する必要がある」が24.2%でした。

一方で、「特に不満はない」と回答した人も23.4%いました。すでに文書作業に負担を感じている層がいる一方で、現在の作業方法に大きな課題を感じていない層も一定数存在します。

このことから、PDFや文書作業の効率化を伝える際には、機能名だけを並べるのではなく、「どの作業を、どのように減らせるのか」という具体的な利用シーンを示すことが重要だと考えられます。

3. PDFはExcel・Wordに続く主要フォーマット。一方で、利用者の80.6%は「閲覧・確認のみ」

第1段階の調査で、日常的に扱うファイル形式を尋ねたところ、Excelが93.7%、Wordが76.7%、PDFが58.5%となりました。PDFはPowerPointの48.3%を上回っており、オフィスワークにおける主要なファイル形式のひとつとして利用されていることが分かります。

一方、PDFに対して行っている作業を尋ねたところ、PDF利用者の80.6%が「閲覧・確認のみ」と回答しました。「文字入力、注釈・コメントの追加」は49.8%、「PDFの結合・分割・ページ整理・変換」は43.4%、「編集、OCR、電子署名、パスワード設定など」は27.4%でした。

この結果から、PDFは業務上広く使われているものの、多くのユーザーにとってはまだ「読む・確認する」用途が中心であり、編集・変換・整理まで含めた活用には余地があることがうかがえます。

■調査で挙がった課題と、PDFelementでできること

今回の調査では、生成AIが多くのオフィスワーカーに浸透しつつある一方、文書・ファイル作業の自動化への活用がまだ少ないこと、PDFが閲覧・確認にとどまるユーザーが多いこと、また結合・分割・ページ整理、形式変換、OCR処理などの定型的な作業に負担を感じる人がいることが分かりました。

『PDFelement』は、こうした日々のPDF作業を支援する機能を備えたオールインワンのPDF編集ソフトです。

幅広いPDF作業を一つのソフトで扱う

PDFの作成・編集・変換・結合・圧縮・署名・OCRなどに対応。閲覧だけでなく、編集、整理、形式変換、提出前の確認まで、日常業務で発生するPDF作業を一つのソフトで進めやすくします。

書類仕事をAIで負担軽減

AIによる翻訳、書き換え、校正、要約や、AI生成コンテンツをチェックする機能も搭載し、PDF作業をより効率的に進められるよう支援します。

PDFelement V13は近日提供予定

最新バージョンでは、複数のPDFやWebページなどの資料をひとつにまとめ、AIに質問や要約を依頼できる新機能「Space」や、契約書の注意すべき条項をAIが一覧で示す「Agreement」機

能などを追加し、PDF編集や文書管理をより効率化しています（AI機能は英語資料を中心に順次強化中です）。

なお、具体的な提供開始日は公式サイトをご確認ください。

PDFelement公式ホームページ：https://pdf.wondershare.jp/

PDFelement V13特設ページ：https://pdf.wondershare.jp/sales-promotion.html

■調査概要

※第1段階調査と第2段階調査は、対象者の定義および抽出方法が異なる独立した調査です。同一回答者を追跡した調査ではありません。

※構成比は小数点第2位以下を四捨五入しています。複数回答の設問では、各選択肢の合計が100%を超える場合があります。

※本リリース内容を掲載いただく際には、『出典：ワンダーシェアーソフトウェア』と明記をお願いいたします。

■PDFelementについて

PDFelementは、PDFの作成・編集・変換・結合・圧縮・署名・OCRなど日常業務で求められる機能を幅広くカバーする、オールインワンのPDF編集ソフトです。

AIによる翻訳、書き換え、校正、要約や、AI生成コンテンツをチェックする機能も搭載し、よりスマートなPDF作業を実現します。

最新バージョン『PDFelement V13』では、複数のPDFやWebページなどの資料をひとつにまとめ、AIに質問や要約を依頼できる「Space」や、契約書の注意すべき条項をAIが一覧で示す「Agreement」などの新機能を追加し、PDF編集や文書管理をより効率化しています。

■株式会社ワンダーシェアーソフトウェアについて

2003年の会社設立以来Wondershare（ワンダーシェアー）は、様々なシーンで活躍する革新的かつ、実用性が高いマルチメディアソフトの開発に取り組んでいます。Wondershareの社名の由来である

「wonderful」（素晴らしい）を「share」（共有）するという企業理念に基づき、「ソフトウェア＝知恵」を世界と共有し、人々の毎日をより楽しく便利で簡単にすることを目指し活動しています。

＜お問い合わせ先・各種SNS＞

社名：株式会社ワンダーシェアーソフトウェア

URL：https://pdf.wondershare.jp/

X（旧Twitter）：https://x.com/pdfelement_jp

Instagram：https://www.instagram.com/pdfelement_jp/

Youtube：https://www.youtube.com/@wondershare.pdfelement_JP