社内全体で年間約360時間を削減。1人の担当者に頼っていた受注 管理を見直した中小バス会社、東関交通のkintoneと「キミノマホロ for kintone」による自社専用アプリ開発

kintoneを「大手企業が使うシステム」だと思っていた中小バス会社が、紙やExcel、Googleスプレッドシートに分散していた車両・従業員・タスクの情報までkintoneで一元管理

アールスリーインスティテュート（本社：大阪府大阪市、代表取締役社長：西松 顯）は、kintone（キントーン）を活用した業務改善・システム開発サービス「キミノマホロ for kintone」を通じた、東関交通株式会社（本社：千葉県成田市）におけるアプリ開発事例を公開しました。

本事例では、貸切バスの受注管理をはじめ、車両管理、従業員管理、タスク管理など複数の業務をkintoneでアプリ化した取り組みと、その開発の経緯や導入効果を詳しくご紹介しています。

【取り組みの全体像】中小バス会社が自社専用アプリを開発した経緯と導入効果を読む

https://www.r3it.com/case/tokan-kotsu

東関交通は、貸切バス・タクシー・ハイヤーなど55台以上を保有する、設立40年を超えるバス会社です。貸切バス事業の拡大に伴い、バスの車両数は当初の5〜6台から31台へと約6倍に増加しました。一方で、受注管理は長年業務に精通した担当者1人に頼る状態が続いていました。

受注内容の詳細を把握できるのは担当者本人だけで、他の社員は依頼元や金額などをすぐに確認できませんでした。事業規模が拡大するにつれて、担当者が不在になれば業務が回らなくなるリスクや、情報共有不足によるミスへの懸念が大きくなっていきました。また、受注管理のExcelや車検管理のスプレッドシートなど、情報は業務ごとに分散していました。

そこで同社は、「誰が見ても受注状況を把握できる管理」へ変えることを目的に、システムの見直しを始めました。

開発の依頼先は、大手バス会社のkintone開発実績があるアールスリーです。アールスリーは、希望する仕組みがkintone上でどのような形になるのかを事前に画面で示し、予算の都合で利用を予定していたkintoneのライトコースで「できること」「できないこと」も明確に説明しました。料金の明確さや導入後のフォローも安心材料となる中、こうした対応が依頼の決め手となりました。

1.  貸切バスの受注管理アプリ 
   誰が、どの顧客から、どんな仕事を、いつ受注したのかを一つの画面で確認できるアプリです。営業担当者ごとの売上や粗利も集計でき、営業管理ツールとしても活用されています。受注ごとに入金済みかどうかを確認できる機能も追加し、受注・売上・入金管理までを一つのアプリに集約しました。
2.  タスク管理アプリ 
   Googleスプレッドシートで共有していた社員の予定や業務内容をkintoneに移行しました。当初の希望はカレンダー形式での表示でしたが、アールスリーは「今日、誰が何をするのかをすぐ確認したい」という本来の目的を実現するため、「本日の作業」などの条件で絞り込んだ一覧をポータルに表示する方法を提案しました。その日に誰がどこで何をしているのかが一目で分かるようになっています。
3. 車両や従業員に関する台帳・書類の集約
   車両マスタや従業員マスタ、乗務員の健康管理、車検証など、紙や複数のスプレッドシートで管理していた情報もkintoneに集約しました。外出先でもその場で車検証のデータを確認・ダウンロードできます。車検期限は、「来月の車検」という検索条件での一覧表示や絵文字、メール通知で把握できるよう工夫しています。

【活用の工夫】基本機能を組み合わせて目的を実現した各アプリの詳細を読む

https://www.r3it.com/case/tokan-kotsu

特に大きな効果が表れたのは、情報を探したり、誰かに確認したりする時間です。東関交通の社内では、こうした「探す・聞く・待つ」時間が、全体で年間約360時間削減できていると試算しています。書類が見つからないことによるストレスや、確認を忘れていないかと気にし続ける負担も減りました。

また、決められた項目に沿って登録するため、個人の整理能力に左右されず、会社として同じルールで情報を管理できるようになりました。一般社員にはデータを削除できないよう権限を設定し、誤操作によるデータ消失も防止しています。

東関交通の代表取締役は、「自社の業務を一番よく知っている私たちと、kintone開発のプロであるアールスリーが一緒につくる。だからこそ、専門知識がない私たちでも、自社専用の仕組みを実現できたのだと思います」と振り返ります。

【成果の詳細】年間約360時間の削減につながった導入効果を読む

https://www.r3it.com/case/tokan-kotsu

「キミノマホロ for kintone」は、アールスリーインスティテュートが提供する、kintoneを活用した業務改善・システム開発サービスです。kintoneアプリの開発や、内製化につながる構築支援をメニュー化しており、作業内容やメニューごとの価格体系をホームページで公開しています。

サービス詳細：https://www.r3it.com/services/kiminomahoro/kintone

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アールスリーインスティテュートは、2000年の創業からシステム開発を通じて多くのお客様の業務改善を支援してまいりました。この知見をもとに、kintoneを効果的に活用する多彩なサービスをご用意しています。

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【活用する】

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これらのサービスにより、100社100通りの業務改善に貢献します。

会社名：アールスリーインスティテュート（R3 Institute Ltd.）
所在地：大阪府大阪市北区大深町3-1 グランフロント大阪 タワーC 16階
設立：2000年8月
代表取締役：西松 顯
コーポレートサイト：https://www.r3it.com/
製品ポータルサイト：https://gusuku.io/