紙・FAX・メールに頼っていた仕入先対応をデジタル化。MONOVATE、kintoneとgusuku Everysiteで仕入先向けマイページを構築

仕入先との材料証明書のやりとりを、ノーコードで一元管理へ。社内のデータ整備を土台に、kintoneとつながるマイページで年間371時間の工数削減を達成

アールスリーインスティテュート（本社：大阪府大阪市、代表取締役社長：西松 顯）は、kintone（キントーン）と連携し、社外向けのWebサイトやマイページをノーコードで作れるサービス「gusuku Everysite（グスク エブリサイト）」を活用した、MONOVATE株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役：大山 正記）の仕入先とのやりとりをデジタル化した事例を公開しました。

本事例では、社内のkintone活用で成果を上げてきたMONOVATE株式会社が、仕入先とのやりとりのデジタル化に取り組み、年間371時間の工数削減を達成するまでの経緯を紹介しています。

【取り組みの全体像】仕入先向けマイページ構築による社外連携の全体像を読む

https://www.r3it.com/case/monovate-supplier-communication

MONOVATE株式会社は、医薬品・食品・化学品など幅広い製造業向けに、産業用ステンレス容器や攪拌装置を設計・製造・販売しています。kintoneとgusuku Customineを活用した社内業務のデジタル化を進め、着実な成果を上げてきました。

同社が製造するステンレスタンクの部品には、品質を証明する材料証明書（ミルシート）を仕入先から集め、納品先へ提出する工程があります。仕入先とのやりとりについては、紙・FAX・メールに頼った状態でした。社内では、届いた材料証明書を印刷してチェック表と照合し、紙のまま部署間で受け渡す作業が発生していましたが、これは社内のデータ整備によって解消されました。

一方、仕入先から発注の都度メールやFAXで届く材料証明書については、kintoneへの手作業での紐づけが残っていました。

こうした仕入先とのやりとりをデジタル化する手段として、MONOVATE株式会社はgusuku Everysiteの活用を決断しました。

MONOVATE株式会社は、取引頻度の高い仕入先20社を対象に、gusuku Everysiteで構築した仕入先向けマイページの運用を開始しました。仕入先はまず会社名・担当者名・メールアドレスを登録し、取引先情報との照合を経て本登録が完了する仕組みになっています。

1. 依頼通知の仕組み
   kintone上で材料証明書の依頼が必要な部品が登録されると、翌朝、仕入先の担当者へメールで通知が届きます。ログイン後のホーム画面では、他の仕入先の情報が表示されることはなく、自社宛ての依頼のみが一覧で確認できます。
2. 材料証明書提出の仕組み
   一覧画面から対象の依頼を開き、詳細画面から該当する材料証明書を添付して送信します。複数の依頼をまとめて送付することも可能です。送信された材料証明書はそのままkintoneに反映され、依頼の状況も「未受付」から「回答済」へ自動的に切り替わります。
3. 過去一覧やリマインドなどの工夫
   依頼一覧には未受付の案件のみを表示し、過去のやりとりは「過去一覧」から指図番号や注文日で検索できるようにしています。また、基準日を過ぎても未提出の依頼は毎日自動で抽出され、基準日を過ぎると仕入先へリマインドメールが送られる仕組みも備えています。

【活用の工夫】依頼通知から材料証明書の提出までの仕組みを読む
https://www.r3it.com/case/monovate-supplier-communication

gusuku Everysiteによる仕入先向けマイページの構築により、督促メールは月77件から27件、受信するメール全体でも132件から55件へと、ともに半分以下になりました。この業務を主に担っていた担当者の工数は年間126時間削減され、社内のデータ整備とあわせて、年間371時間の工数削減につながっています。

取引頻度の高い仕入先20社から運用を開始し、現在も全社が継続して利用しています。専門的な開発知識がなくても、気づいた点から直接手を加えられる。そうしたgusuku Everysiteの手軽さが、継続的な運用と改善を支えています。

【成果の詳細】仕入先とのやりとりで生まれた変化を読む
https://www.r3it.com/case/monovate-supplier-communication

gusuku Everysite（グスク エブリサイト）は、kintoneと連携できるWebフォーム・画面・顧客向けマイページをノーコードで作れるサービスです。申請フォームやマイページなどを作成し、お客さまや取引先との安全なデータ連携を実現します。

《活用事例》
マイページ・予約申し込み管理、顧客向けサポートページ、顧客別取引ポータル、採用サイト、会社サイト、資料ダウンロードページ

製品サイト：https://everysite.gusuku.io/

アールスリーインスティテュートは、2000年の創業からシステム開発を通じて多くのお客様の業務改善を支援してまいりました。この知見をもとに、kintoneを効果的に活用する多彩なサービスをご用意しています。

【知る】

• kintoneの正しい使い方や最適解を学べる「Cloud University」

【支援を受ける】

• kintone の業務改善に失敗しないための"道しるべ"となる「キミノマホロ」

【活用する】

• 日々の「面倒」を潰して、kintoneの定着と改善を加速する「gusuku Customine」
• kintoneの運用を崩さず、情報を"見せたい形"に整えて、外部へ届けられる「gusuku Everysite」
• 生成AIからkintoneを安全に参照する管理型ゲートウェイサービス「gusuku Fluxon」
• kintoneアプリやデータを効率的に管理する「gusuku Deploit」
• gusuku Customineの導入を加速する「gusuku Boostone」

これらのサービスにより、100社100通りの業務改善に貢献します。

会社名：アールスリーインスティテュート（R3 Institute Ltd.）
所在地：大阪府大阪市北区大深町3-1 グランフロント大阪 タワーC 16階
設立：2000年8月
代表取締役：西松 顯
コーポレートサイト：https://www.r3it.com/
製品ポータルサイト：https://gusuku.io/