トヨタのクルマづくりを支えるTPEC、プロジェクト予実管理のExcelから脱却。毎月約600回分の二重入力も削減

―トヨタプロダクションエンジニアリングのクラウドERP「ZAC」導入事例を公開―

　クラウドERP「ZAC」を提供する株式会社オロ（本社：東京都目黒区、代表取締役社長執行役員：川田 篤、以下「オロ」）は、トヨタグループのクルマづくりを支える株式会社トヨタプロダクションエンジニアリング（本社：福岡県宗像市、代表取締役社長：江里 義憲、以下「TPEC」）におけるZACの導入事例を公開したことをお知らせいたします。

　TPECでは、プロジェクト予算と実績を別々の仕組みで管理しており、予実管理表への手作業による転記や二重入力、入力・更新漏れなどが課題となっていました。ZAC導入後は、プロジェクト予算・売上・仕入・工数などのデータを一元管理し、Excelによる予実管理から脱却。プロジェクトごとの予実状況をタイムリーに把握できる体制を整えました。

　本事例の特徴は、デジタル技術を駆使してトヨタのクルマづくりを支えるTPECが、1つのシステムにすべての業務を集約するのではなく、業務ごとに最適なシステムを使い分け、ZACを経営数値の「ハブ」として活用している点です。財務会計、工数管理、経費精算、請求書、BIツールなど複数のシステムとZACを連携。調達業務ではシングルインプット化により、毎月約600回分の二重入力を削減するなど、業務効率化に加え、正確でタイムリーな予実把握につなげています。

TPECのZAC導入事例インタビュー全文は、こちらよりご覧いただけます。

https://www.oro.com/zac/casestudy/tpec.html

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※以下、TPEC担当者へのインタビューより抜粋

【課題】Excel／手作業による予実管理で、タイムリーな状況把握が困難

　TPECでは、各プロジェクトの売上や原価を管理するため、プロジェクトごとにExcelで予実管理表を作成していました。一方、当時利用していた受発注システムには見込み数値を入力する機能がなく、予算と実績を一つの仕組みで管理できないため、予実管理そのものをExcelに頼らざるを得ない状態でした。

　売上・仕入・工数などの実績データは、受発注システムや工数管理システムからExcelへ手作業で転記していたため、二重入力に加えて入力漏れ・更新漏れも発生。経理部門が予実差異の大きいプロジェクトを確認し、担当者が修正して初めて正しい数字になるケースもあり、プロジェクト進行中に正確な予実を把握しづらいことが課題でした。

　また、原価はプロジェクト終了後に集計されるため、想定以上に工数がかかっていても早期に気づけず、終了後に予算超過が判明するケースもありました。こうした状況を改善し、会社全体の着地見込みの精度を高めることが、ZAC導入の大きな目的となりました。

【選定基準】他システムとつながる「高いシステム連携性」

　TPECでは、1つのパッケージですべての業務をカバーするのではなく、業務ごとに最適なシステムを使い分け、それぞれのデータを連携させることを前提にシステムを検討しました。最終的に3つのシステムを比較し、ZACの高いシステム連携性と導入コストを抑えられる点を評価して採用しました。

　ZACはAPIが公開されており、他システムとの連携やデータ活用を進めやすいことが特徴です。現在TPECでは、財務会計システム、工数管理システム、経費精算システム、請求書システム、BIツールとZACを連携。複数システムのデータをつなぐ、経営数値の「ハブ」として活用しています。

【効果1】予実管理のExcel運用から脱却。予算と実績を一元管理

　ZAC導入後、プロジェクト発生時に作成していたExcelの予実管理表は不要となりました。新規プロジェクトをZACに登録すると固有の「ジョブナンバー」が発行され、予算登録・見積・受注・発注・検収・売上・仕入・工数登録など、その後の業務処理をジョブナンバーに紐づけて管理します。

　これにより、予算データと実績データがZAC上に集約され、プロジェクトごとの予実状況をタイムリーに確認できるようになりました。複数のフォルダやファイルから情報を探し、Excelへ転記する必要がなくなり、プロジェクト予実を見ながらマネジメントできる体制が整いました。

【効果2】シングルインプット化で、毎月約600回分の二重入力を削減

　調達業務でも大きな効率化を実現しています。以前は、各プロジェクト担当者が旧受発注システムで購入・発注申請を行った後、調達部門が同じ内容を再入力して発注書を作成していました。

　現在は、担当者がZACで購入・発注申請を行うと、そのデータが発注書登録画面に引き継がれるため、調達部門での再入力は基本的に不要となりました。月600件程度の発注処理に対し、単純計算で毎月約600回分の二重入力を削減しています。

　また、ZACの発注処理画面からボタン1つで仕入先へメールを送信できるようになり、発注書の送付作業にかかる工数も削減しました。

【効果3】工数データを自動反映し、正確でタイムリーな原価把握へ

　勤怠・工数管理システムとZACを連携し、社員が登録したプロジェクト別の実績工数から算出した労務費を、各プロジェクトの原価へ自動で反映する運用を実現しました。

　以前は工数をExcelの予実管理表へ手作業で転記していたため入力漏れが起こりやすい状態でしたが、現在は工数だけでなく、見積や発注など業務プロセスで発生する数字も転記なしで予実に反映されます。予実が作られるプロセスとデータの流れを見直したことで、正確でタイムリーな予実を手間をかけずに把握できるようになりました。

【効果4】業務プロセスをシステムで統制し、抜け漏れを防止

　Excel中心の運用からZACへ移行したことで、業務処理をシステム上で管理できるようになり、内部統制の強化にもつながっています。例えば、外注が発生するプロジェクトでは仕入登録が完了しないと売上計上できない仕組みとし、正しい業務プロセスを徹底。さらに各処理に期日を設定し、期限を過ぎた場合はZAC上でアラートを表示することで、処理漏れの防止を支援しています。

　TPECでは今後、ZACの活用をさらに進め、プロジェクト予実の差異が大きい案件について原因を分析し、収益改善につなげていく考えです。さらに、プロジェクト進行中に予実状況をタイムリーに把握し、必要な対策をより早く実行できる体制を目指しています。

事業内容：トヨタグループのクルマづくりを支えるエンジニアリング企業です。自動車に関するデジタルデータを基軸とした生産準備、設備開発設計、品質データ管理などを手がけ、デジタルエンジニアリングとフィールドエンジニアリングの両面から、自動車開発・生産現場の課題解決に取り組んでいます。

所在地：〒811-4157 福岡県宗像市アスティ1丁目6番地

設立：2007年4月

資本金：4億円

代表者：代表取締役社長　江里 義憲

URL：https://www.tpec.co.jp/

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クラウドERP「ZAC」は損益管理、プロジェクト管理、管理会計、内部統制、決算早期化を実現する統合型の基幹業務システムです。業務効率化と的確な経営判断を支援し、企業の継続的な成長を担う経営基盤として、IT業、システム業、広告業・クリエイティブ業、士業、コンサルティング業をはじめとした累計1,100社を超える企業に導入いただいております。

「ZAC」サービスページ：https://www.oro.com/zac/

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【クラウドERP「ZAC」に関するお問い合わせ先】

株式会社オロ マーケティンググループ
TEL：03-6692-9558 / Mail：zac@jp.oro.com

【報道に関するお問い合わせ先】

株式会社オロ 広報担当
TEL：050-5497-8643（直通） / Mail：info@jp.oro.com